Easy Pro gestisce i dati identificativi suddivisi per diverse tipologie di classi di immobili affinché sia possibile la gestione dell’intero patrimonio immobiliare. Ogni asset immobiliare è corredato di attributi tecnici, gestionali, contabili quali ad esempio:

- Caratteristiche strutturali,
- Caratteristiche commerciali,
- Dati riferiti alla provenienza,
- Dati catastali,
- Dati riferiti alle servitù, trascrizioni, ipoteche,
- La situazione urbanistica dell’immobile: analisi PRG, identificazione NTA, destinazioni ammesse, strumento e tipo di intervento ammesso, indici di edificabilità, vincoli presenti (storico, paesaggistico, sismico, ecc.),
- Edilizia: dati relativi alla realizzazione, gestione DIA e varianti in corso d’opera, gestione progetti genio civile,
- Ristrutturazione: possibilità di gestire per codice progetto le opere di ristrutturazione,
- Certificazioni: inserimento dei dati relativi alle certificazioni ed autorizzazioni.

Eliminare i fogli elettronici, condividere i dati in modo controllato tra vari utenti, emettere in automatico ordini Legal compliance, monitorare i dati economici e finanziari dei fornitori, gestire progetti Corporate e Store Worldwide, operare con gli ERP soltanto per i dati definitivi e consolidati. Questi sono alcuni dei motivi che hanno portato allo sviluppo del nuovo modulo Cost Plan – Construction Management per la gestione dei budget e commesse pluriennali.

Il modulo è particolarmente indicato per il settore Luxury Retail e permette la gestione delle commesse legate ai settori Store Planning e Corporate Services. Il modulo permette anche la gestione complessa dei budget annuali collegati al mondo del Facility Management in particolare di tipo Corporate.

La creazione delle commesse in modo dinamico e flessibile permette la gestione economico – finanziaria di ogni singolo progetto con riferimento a:

• Budget
• Gestione stime previsionali, preventivi confermati, ordini emessi
• Fatture ricevute
• GANTT operativo
• Gestione report per progetto, legal entity, project manager, fornitori di tipo economico e finanziario con dettaglio cash flow.

La gestione ordini permette la compilazione automatica dei contratti, come ad esempio contratti di appalto complessi, per l’emissione automatica degli stessi.

E’ operativa l’integrazione con gli ERP nazionali ed internazionali più diffusi.

HIGHLIGHTS

- Flessibilità e semplicità: per non avere la necessità di fogli elettronici.

- Visibilità completa e controllo dei costi operativi: per il miglioramento dell’efficienza ed il contenimento dei costi tramite le analisi costi comparate per progetto e GLA.

- Miglioramento delle analisi dei fornitori: per la verifica dei top performer.

- Gestione automatica dei contratti Legal Compliance

RISULTATI

Eliminate il 95% delle attività critiche legate alle chiusure di periodo (annuali e infrannuali).

Riduzione del 50% del tempo dedicato alla congruità dei dati inseriti.

Condivisione automatica e controllata dei dati tra vari operatori e dipartimenti.

Riduzione del 80% del tempo di emissione ordini e contratti.

Recuperato il 75% del tempo dedicato al controllo dei budget delle singole commesse e visione di insieme di tutti i progetti.

Per ogni immobile è gestita la ripartizione delle spese e/o oneri comuni. Sono gestite a titolo esemplificativo le seguenti informazioni:

• Criteri di ripartizione
• Gestione budget
• Gestione consuntivo
• Gestione automatica delle fatturazione in acconto, consuntivo, saldo credito/debito
• Gestione degli incassi e pagamenti
• Gestione della morosità
• Gestione documentale
• Gestione delle scadenze a mezzo reminder via posta elettronica

Gestione delle polizze assicurative in essere sugli asset immobiliari e mobiliari con la contestuale gestione delle denunce di sinistro.

Gestione e storicizzazione delle imposte sugli immobili con determinazione degli importi attraverso i parametri normativi in particolare calcolo e definizione automatica di IMU e TASI, gestione informativa di tutte le altre imposte quali TARI, tasse insegne, filodiffusione, ecc.

La gestione dei contratti di manutenzione programmata permette la pianificazione degli interventi in relazione al patrimonio immobiliare ed impiantistico, visualizzati anche attraverso un'agenda dedicata.

La completa gestione parametrizzabile dei mansionari permette la creazione di piani di lavoro per ogni singolo impianto/immobile associato alla voce manutentiva inserita nel contratto così come la gestine di registri di conduzione per la gestione di impianti particolarmente complessi.

Al contempo sono gestite le risorse umane per reparti aziendali ed i materiali per la gestione automatica dei piani di manutenzione, stampabili quali allegati contrattuali. Gli stessi piani di manutenzione, in modalità automatica, possono essere inviati presso sedi ed unità locali distaccate dalla sede per il controllo sul luogo.

La gestione dei capitolati di appalto permette l'inserimento di tutte le informazioni inerenti ai servizi che devono essere effettuati. Tutte le attività sono controllate e monitorate per la gestione automatica delle fatturazioni relative.

Easy Pro permette sia per gli interventi di manutenzione straordinaria che per gli interventi di manutenzione programmata - ordinaria la completa gestione dei preventiti, degli ordini di lavoro per manutentori interni e fornitori fino alla loro chiusura - evasione, invoice matching per l'esatta attribuzione delle fatture ai rispettivi ordini.

Il modulo Gestione Parco Veicoli (integrato nella gestione Impianti ed Attrezzature), copre tutte le aree riferite alla gestione del parco veicoli di una azienda. Di seguito alcune delle funzionalità più significative:

Gestione anagrafica parco veicoli
•    Anagrafica completa di ogni veicolo,
•    Gestione delle schede sicurezza,
•    Dati amministrativi di acquisto e condizioni di garanzia,
•    Gestione carte carburante con analisi costi carburante varie compagnie (importazione dati da carte carburanti elettroniche),
•    Gestione Viacard/Telepass,
•    Gestione assicurazioni,
•    Gestione tassa di circolazione,
•    Strumenti e dispositivi di sicurezza quali estintori e loro gestione,
•    Gestione ad albero con  dettaglio su più livelli per gestione accessori,
•    Gestione ricambi,
•    Gestione delle percorrenze,
•    Gestione delle assegnazioni al personale,
Scadenzario
•    Scadenzario delle manutenzioni programmate e straordinarie e delle attività,
•    Gestione alerting su scadenze a mezzo e-mail – SMS,
•    Gestione delle attività anche a mezzi terminalini.
Manutenzione programmata e straordinaria
•    Contratti di manutenzione fornitori,
•    Manutenzione programmata delle risorse interne,
•    Gestione dei piani di lavoro e mansionari e loro inserimento scadenzario.
•    Rendicontazione del lavoro e verifiche ispettive,
•    Gestione preventivi e stime,
•    Gestione ordini di lavoro su manutenzione programmata,
•    Gestione ordini di lavoro su manutenzione straordinaria ed altri acquisti.
Help desk per interventi straordinari
•    Gestione delle chiamate per apertura richiesta interventi ed attivazione automatica delle chiamate verso personale interno ed esterno.
Agenda prenotazioni autoveicoli a disposizione
•    Prenotazione dei veicoli a mezzo interfaccia WEB da parte degli utilizzatori con la gestione delle consegne e riconsegne. Invio automatico conferma delle prenotazioni e variazioni delle stesse.
Gestione multe e sanzioni
Gestione sinistri
Gestione pneumatici invernali - estivi
Gestione dei contratti noleggio a medio e lungo termine
Gestione black box rilevazione dati più diffuse

Tramite questo modulo, integrato alla gestione risorse umane e fornitori, è possibile gestire gli accessi all'immobile e mappare gli ingressi secondo varie profilazioni con gestione automatica di badge ed opuscoli informativi.

In genere, le aziende di tutto il mondo implementano modelli di surveys e valutazioni per monitorare le conformità interne ed esterne con le policy aziendali, codici di condotta, informazioni relative all’area Safe e Security e altri requisiti di governance. Tuttavia, l'esecuzione di una survey è una attività complessa con fasi diverse come la pianificazione e la progettazione della survey stessa, la raccolta dei dati sul campo, l'aggregazione e l'analisi dei risultati e il reporting che ne deriva. Inoltre, può essere noioso e dispendioso in termini di tempo e risorse la gestione dei processi di verifica utilizzando strumenti manuali tradizionali come documenti e fogli di calcolo.

Il modulo di Easy Pro Survey Management permette l’applicazione di un processo sistematico e automatizzato per gestire surveys quali:

• Conformità di sistemi,
• Conformità di processi,
• Valutazioni del rischio e surveys in ambito Health & Safety,
• Raccolta dati per inventariazione,
• Conformità della gestione dei documenti,
• Mistery Surveys (in particolare per il mercato Retail),
• Indicatori di performance dei fornitori.

Il modulo di Internal Audit Management accelera i cicli di audit, migliora le strategie di audit, riduce i costi di audit e migliora la produttività dell'auditor. Gestisci i processi di audit end-to-end in modo più efficiente con Easy Pro Survey Management. Consente un processo di verifica sistematico, semplifica la gestione dei documenti e fornisce l’aggregazione dei dati in tempo reale. L'applicazione web ha un'interfaccia reattiva che consente agli auditor di inserire dati in movimento dalla comodità dei loro tablet.

La risposta specifica al controllo e la contabilizzazione delle utenze elettriche dei singoli punti vendita all’interno di un centro commerciale.

Il sistema direttamente collegato ai contatori installati all’interno dei punti vendita permette:

• Acquisizione ciclica automatica dei valori dei contatori di energia tramite appositi dispositivi,
• Archiviazione dei valori di energia consumata e potenza assorbita da ciascuna utenza,
• Visualizzazione degli errori di acquisizione, in una finestra di consultazione/stampa,
• Copia automatica degli archivi,
• Ricostruzione automatica delle letture in caso di mancata acquisizione,
• Configurazione delle fasce orarie secondo al definizione del contratto Enel,
• Configurazione dei parametri del contratto Enel,
• Configurazione dei parametri per l’acquisizione automatica,
• Configurazione dei dati del gestore,
• Configurazione dei dati relativi ai contatori dell’impianto con possibilità di lettura/impostazione del valore dell’oggetto di comunicazione associato a ciascun contatore,
• Anteprima e stampa di consuntivo consumi, configurazione delle fasce, parametri del contratto, configurazione impianto, dati delle utenze, profilo della potenza assorbita nell’arco delle 24 h, errori di acquisizione.

Easy Pro ha specifici connector con i più importanti player di mercato per la gestione dei dati IOT di sensori ed apparati.

In particolare Easy Pro è integrato con Rilheva® platform.

La soluzione RIlheva® è utilizzata con successo in molteplici situazioni critiche dove è necessario un monitoraggio continuo dei dati. Rilheva è in grado di analizzare qualsiasi grandezza fisica e trasmettere i dati rilevati a un server di controllo centrale (residente presso il Cliente oppure presso la Server-Farm di Xeo4). Il tutto con la massima semplicità, senza la necessità di presidio, attraverso una soluzione "machine to machine" che integra hardware, software e servizi: una risposta flessibile e modulabile per qualsiasi esigenza di gestione remota. Rilheva è davvero "Plug and Play":

• Collega elettricamente la periferica ai sensori di misura
• Inserisci la SIM nell'apposito slot o collega il cavo di rete
• Accedi via Web e tramite il tuo browser inizia a gestire i tuoi impianti in tempo reale

La soluzione Rilheva è una combinazione di più elementi: hardware, software e servizi.
Semplice ed innovativo. L'hardware di campo (GPRS ModBus oppure con I/O) viene generalmente fornito in comodato d'uso. I dati rilevati, opportunamente codificati, sono trasmessi ai server centrali su rete IP attraverso un router GPRS integrato o una connessione Ethernet.

Easy Pro Suite è fruibile dagli apparati mobili come tablet e telefoni touch screen.

Al fine di potenziare la gestione della raccolta dati è possibile associare su ogni impianto TAG RFID oppure etichette QRCODE. La loro lettura, con appositi terminali oppure con APP per smartphone,  permette la gestione delle schede tecniche e delle attività svolte per monitorare, registrare ed inviare in tempo reale le manutenzioni effettuate su ogni impianto, la tipologia e il nominativo dell'operatore e la durata dell'intervento.

L'opportunità di utilizzare appositi terminali nasce dalla necessità di fornire al personale strumenti semplici ed affidabili nell'uso quotidiano ed adatto a tutti i profili di operatori.